Электронная цифровая подпись (ЭЦП) является неотъемлемым инструментом ведения электронного документооборота. Она позволяет подписывать разнообразные документы, такие как письма, отчеты, бланки и заявления, причем все это можно делать с комфортом, не покидая офиса. Однако ЭЦП не просто обеспечивает подпись документов, она также выполняет важную функцию защиты от несанкционированных изменений. Благодаря ЭЦП невозможно вносить изменения в подписанный документ без должных полномочий. Если документ подписан квалифицированной ЭЦП, то любые попытки его редактирования будут переданы владельцу подписи.
Для крупных компаний выгодным решением является выпуск нескольких ЭЦП одновременно. Это значительно облегчает работу и делает ведение документооборота безопасным. Например, если сотрудник подписывает кредитный договор, квалифицированная ЭЦП позволяет подтвердить подлинность подписи и исключить возможность утверждения, что это было сделано не самим руководителем. Именно поэтому часто в компаниях также выпускают дополнительные ЭЦП для главного бухгалтера, которому дано полномочие подписывать документы.
Кроме того, возможно выпустить цифровую подпись и для других сотрудников. Если несколько сотрудников занимаются электронной отчетностью, то желательно иметь отдельную ЭЦП для каждого из них. Например, специалист по загрузкам и отгрузкам может иметь собственную подпись. Также менеджер, ответственный за участие в электронных торгах и тендерах, может использовать свою ЭЦП.
Чтобы получить одну или несколько цифровых подписей, можно либо отправить заявку через сайт УЦ ФНС в электронном виде, либо обратиться лично в их представительский офис. Срок выпуска ЭЦП зависит от загруженности и сложности запроса и обычно составляет от 1 до 2 дней. После выпуска подписи необходимо получить ее лично, предоставив документы, подтверждающие личность.